POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Informations que vous fournissez directement

Vous pouvez nous fournir des informations lorsque vous :

• Créez un compte ou signez un accord de service ;
• Remplissez des formulaires en ligne ou demandez une démonstration ;
• Fournissez des détails de facturation et de paiement ;
• Communiquiez avec notre équipe de support ;
• Participez à des campagnes promotionnelles ou à des enquêtes de feedback ;
• Fournissez des témoignages ou des références.

Exemples d'informations personnelles que vous pouvez fournir :

• Nom complet et nom de l'entreprise
• Date de naissance (pour vérification, si nécessaire)
• Adresse postale
• Adresse e-mail
• Numéro de téléphone et numéro de portable (pour les notifications)
• Détails de facturation et de paiement (traités en toute sécurité)
• Nom d'utilisateur et mot de passe du client
• Informations commerciales relatives aux préférences et exigences de gestion des appels
• Type d'industrie et nature des activités commerciales (pour l'évaluation de la compatibilité du service)

Nous ne stockons pas vos détails complets de carte de crédit ou de débit sur nos serveurs. Toutes les transactions de paiement sont cryptées et traitées exclusivement par des fournisseurs tiers certifiés tels que Stripe, PayPal et des partenaires bancaires autorisés, conformément à la norme de sécurité des données de l'industrie des cartes de paiement (PCI-DSS).

Informations collectées automatiquement

Lorsque vous accédez à nos sites web ou utilisez nos Services, certaines informations peuvent être collectées automatiquement pour permettre la fonctionnalité et améliorer la performance du service. Cela inclut :

• Informations sur l'appareil : adresse IP, type de navigateur, type d'appareil et système d'exploitation.
• Informations d'utilisation : pages visitées, actions effectuées sur le site, date et heure d'accès et URL de référence.
• Cookies et technologies de suivi (voir section 7).

Informations collectées dans le cadre de la prestation des services

Dans le cadre de la fourniture de services de prise d'appels et d'externalisation de centre d'appels, nous pouvons collecter et traiter des informations sur les tiers qui contactent votre entreprise via nos services. Cela peut inclure :

• Nom de l'appelant, numéro de téléphone et/ou adresse e-mail
• Contenu de l'appel, messages détaillés et notes prises en votre nom
• Enregistrements d'appels (conservés à des fins d'assurance qualité et de formation)
• Durée, heure et date des appels
• Toute information supplémentaire fournie pendant l'appel qui est pertinente pour les opérations de votre entreprise

Ces informations sont collectées et traitées strictement dans le but de fournir nos Services à vous. Les enregistrements d'appels et les données associées sont conservés pendant une période d'un (1) an à compter de la date de l'appel, après quoi ils sont supprimés de manière sécurisée, sauf si une conservation plus longue est requise par la loi ou pour la résolution de litiges.

Informations provenant de sources tierces

Nous pouvons recevoir des informations supplémentaires vous concernant de fournisseurs de services tiers de confiance, tels que :

• Les processeurs de paiement qui confirment les transactions ;
• Les plateformes de gestion de la relation client (CRM) ou de gestion des appels intégrées à nos Services ;
• Les fournisseurs de marketing et d'analyse (par exemple, Google Analytics) qui fournissent des données démographiques ou d'intérêt agrégées.
• Les fournisseurs d'infrastructure d'hébergement et de télécommunications ;
• Les systèmes d'enregistrement d'appels et de surveillance de la qualité.

Informations non personnelles

Nous pouvons également collecter des informations non personnelles, telles que :

• Statistiques d'utilisation agrégées ;
• Tendances démographiques générales (par exemple, région, type d'entreprise) ;
• Données techniques de l'appareil (par exemple, version du navigateur, système d'exploitation).

Ces informations ne vous identifient pas personnellement et sont utilisées pour améliorer la qualité et la performance de nos Services.

Pour fournir et gérer nos services

• Mettre en place, administrer et maintenir votre compte professionnel et vos préférences de service
• Fournir des services professionnels de prise d'appels, y compris le routage des appels, la prise de messages et la communication avec la clientèle
• Fournir des agents de centre d'appels formés pour le service à la clientèle externalisé, l'assistance aux ventes et les tâches administratives
• Enregistrer les appels aux fins d'assurance qualité, de formation et d'amélioration du service
• Gérer les appels entrants en votre nom et, si convenu, effectuer des campagnes d'appels sortants
• Maintenir des registres précis des appels, messages et enregistrements de communication

Pour la facturation et les paiements

• Traiter les paiements en toute sécurité via des processeurs de paiement tiers autorisés.
• Maintenir des enregistrements précis des factures, abonnements et transactions.
• Gérer les litiges de paiement, les remboursements ou les rétrofacturations si nécessaire.

Pour la facturation des services et la gestion du compte

• Traiter la facturation mensuelle post-payée basée sur l'utilisation du service (facturée à 1,20 $ par minute / 0,95 £ par minute équivalent)
• Établir des devis personnalisés pour les services d'externalisation de centre d'appels LingoSource
• Gérer la facturation via des processeurs de paiement sécurisés, notamment Stripe, PayPal et les virements bancaires
• Gérer les suspensions de compte en cas de non-paiement (généralement après 10 jours de défaut de paiement)
• Maintenir des dossiers financiers aux fins fiscales et comptables

Pour fournir un support client

• Répondre à vos questions, demandes ou plaintes.
• Vous aider à résoudre des problèmes liés au service.
• Fournir un support après-vente et résoudre les litiges.

Pour l'amélioration des services et la surveillance de la qualité

• Surveiller la qualité des appels et la performance des agents.
• Effectuer des analyses pour améliorer l'efficacité, la satisfaction client et la formation.
• Tester ou introduire de nouvelles fonctionnalités.
• Améliorer et optimiser nos systèmes et notre infrastructure de communication.

Pour le marketing et les communications

• Vous envoyer des notifications, mises à jour et messages administratifs liés au service.
• Vous fournir des informations sur de nouvelles fonctionnalités, services ou offres (uniquement si vous avez donné votre consentement).
• Effectuer des enquêtes et collecter des commentaires pour améliorer nos services.(Vous pouvez vous désabonner des communications marketing à tout moment.)

Bases juridiques du traitement

Nous traitons les données personnelles selon les bases juridiques suivantes (UK GDPR Art. 6) :

• Exécution d'un contrat : fourniture de services de prise d'appels et d'externalisation.
• Intérêts légitimes : surveillance de la qualité des appels, formation, prévention de la fraude et opérations commerciales.
• Consentement : envoi de communications marketing et stockage de cookies non essentiels.
• Obligation légale : maintien des dossiers fiscaux, comptables et réglementaires.

Pour assurer la sécurité et prévenir la fraude

• Détecter et prévenir l'utilisation abusive, l'accès non autorisé ou les activités frauduleuses.
• Protéger contre les cyberattaques, les violations de données ou l'abus des services.
• Vérifier les connexions de compte et les activités suspectes.

Pour se conformer aux obligations légales et réglementaires

• Répondre aux demandes légitimes des autorités publiques, des forces de l'ordre ou des régulateurs.
• Se conformer au UK GDPR, à la loi britannique sur la protection des données de 2018 et aux autres réglementations applicables.
• Maintenir des dossiers commerciaux et financiers appropriés aux fins fiscales et d'audit.

Pour les opérations commerciales et les transactions corporatives

• Effectuer des audits, des revues internes et des analyses de performance.
• Gérer les relations avec les fournisseurs, les partenaires et les tiers.
• En cas de fusion, d'acquisition, de restructuration ou de vente, vos informations peuvent être transférées à la nouvelle entité dans le cadre de cette transaction.

Avec des fournisseurs de services et des partenaires

Nous pouvons partager vos informations avec des fournisseurs de services tiers qui sont liés par des obligations de confidentialité et de protection des données, et qui nous aident à fournir nos services, notamment :

• Des processeurs de paiement et des systèmes comptables pour gérer la facturation et les transactions.
• Des fournisseurs informatiques, d'hébergement et de télécommunication pour maintenir les systèmes de gestion des appels, les bases de données et les serveurs.
• Des plateformes CRM et de communication pour gérer les interactions commerciales et la prestation des services.
• Des outils d'analyse et de surveillance de la qualité pour évaluer la performance des services et améliorer l'efficacité.
• Des conseillers professionnels (juridiques, conformité, audit) lorsqu'ils sont nécessaires pour les opérations commerciales.
• Des plateformes de gestion de la relation client (CRM) et de gestion des appels pour assurer une prise d'appels et un service client efficaces
• Des systèmes d'enregistrement d'appels et de surveillance de la qualité pour garantir les normes de service
• Des fournisseurs d'infrastructure de télécommunications pour maintenir une connexion et un routage d'appels fiables
• Google Analytics pour la surveillance des performances du site web et l'analyse du comportement des utilisateurs
• Stripe et PayPal pour le traitement sécurisé des paiements et des transactions
• Des fournisseurs d'hébergement pour l'infrastructure de stockage de site web et de données

Pour la conformité légale et réglementaire

Nous pouvons divulguer vos informations personnelles lorsqu'il est raisonnablement nécessaire de :

• Se conformer aux lois, réglementations, processus juridiques ou demandes gouvernementales applicables.
• Faire respecter nos contrats, nos Conditions d'utilisation et autres accords.
• Protéger les droits, la sécurité ou la propriété de Lingosource, de nos clients ou d'autres personnes.
• Détecter, prévenir ou enquêter sur la fraude, les violations de sécurité ou les activités illégales.

Lors de transferts d'entreprise

Si Lingosource subit une fusion, une acquisition, une restructuration ou une vente d'actifs ou d'entreprise, vos informations peuvent être transférées à la nouvelle entité ou à ses conseillers. Ces transferts respecteront les lois applicables en matière de protection des données, et nous vous informerons de tout changement important affectant vos informations.

Avec votre consentement

Dans les cas non couverts par la présente politique de confidentialité, nous pouvons vous demander votre consentement explicite avant de partager vos informations à d'autres fins spécifiées. Vous êtes libre de refuser ou de retirer ce consentement.

Données agrégées et non personnelles

Nous pouvons partager des données dépersonnalisées, agrégées ou statistiques (qui ne peuvent raisonnablement pas être utilisées pour vous identifier) avec des partenaires commerciaux, des chercheurs du secteur ou à des fins de rapports internes pour améliorer les services et analyser les tendances.

Droits disponibles pour tous les utilisateurs / clients

• Accès: Demander des détails sur les informations personnelles que nous détenons à votre sujet.
• Correction: Mettre à jour ou corriger des données inexactes ou incomplètes.
• Suppression: Demander la suppression de vos données, sous réserve des exigences légales et opérationnelles.
• Retrait du consentement: Révoquer le consentement pour un traitement spécifique à tout moment.
• Se désabonner du marketing: Se désinscrire des communications promotionnelles et des messages.
• Cookies et suivi: Gérer ou bloquer les cookies via les paramètres de votre navigateur.

Droits supplémentaires pour les résidents du Royaume-Uni et de l'UE (selon le RGPD)

• Portabilité des données: Demander que vos données personnelles soient transférées à un autre fournisseur.
• Restriction du traitement: Demander que nous limitions le traitement de vos données dans certaines situations.
• Droit d'opposition: S'opposer au traitement de vos données personnelles, y compris au marketing direct.
• Droit de déposer une plainte: Déposer une plainte auprès de votre autorité de protection des données locale.

Exercice de vos droits

Vous pouvez faire une demande en :

• Courriel : contact@lingosource.uk (Objet : « Demande de droits en matière de confidentialité »)
• Téléphone : + (pendant les heures d'ouverture)
• Courrier : 71-75 Shelton Street, Covent Garden, Londres, Angleterre

Veuillez préciser le type de demande (accès, correction, suppression, etc.). Nous pouvons exiger des informations supplémentaires pour vérifier votre identité avant de traiter votre demande afin d'assurer votre vie privée et votre sécurité.

Délais de réponse

Nous visons à répondre à toutes les demandes dans les 30 jours comme l'exige la loi britannique sur la vie privée. Si plus de temps est nécessaire en raison de la complexité de votre demande, nous vous informerons de la raison et du délai prévu.

Frais

La plupart des demandes sont gratuites. Toutefois, si votre demande est manifestement infondée, excessive ou répétitive, nous pouvons facturer des frais raisonnables ou refuser de la traiter.

Secteurs restreints

Nous ne fournissons pas de services aux entreprises principalement impliquées dans :

• Le divertissement pour adultes ou les services de contenu pour adultes
• Les jeux d'argent ou les opérations de paris
• Les services d'escorte
• Les services de tabac ou liés au tabac
• La vente ou la distribution d'alcool
• Les entreprises liées au cannabis ou à la marijuana
• La vente d'armes, d'armes à feu ou de munitions
• Les services financiers non réglementés ou les plateformes de trading de cryptomonnaie

Utilisation acceptable

Nos services ne peuvent être utilisés que pour :

• Les communications commerciales légitimes et le service à la clientèle
• La prise d'appels entrants et la prise de messages
• Les appels sortants lorsque spécifiquement convenus et conformes aux lois applicables
• L'assistance aux ventes professionnelle et l'assistance administrative
• Les campagnes d'appels sortants lorsque spécifiquement convenues avec les clients et conformes aux réglementations britanniques en matière de télécommunications

Activités interdites

Les clients ne peuvent pas utiliser nos services pour :

• Des activités frauduleuses, abusives ou illégales
• Du harcèlement, du spam ou des appels marketing non sollicités
• Toute activité qui viole les réglementations britanniques en matière de télécommunications
• L'usurpation d'identité ou la fausse représentation de l'identité ou de l'objectif commercial

Qu'est-ce qu'un cookie ?

Types de cookies que nous utilisons

Vos choix et contrôles en matière de cookies

Vous pouvez gérer les cookies et les technologies de suivi de plusieurs façons :

Impact de la désactivation des cookies

La désactivation de certains cookies peut affecter votre capacité à :

• Effectuer des abonnements de service
• Maintenir les sélections de service
• Recevoir des recommandations personnalisées

Nous utilisons une plateforme de gestion du consentement aux cookies pour obtenir, stocker et respecter vos préférences conformément au PECR et au UK GDPR. Vous pouvez mettre à jour vos choix à tout moment via la bannière de cookies.

Mesures de sécurité que nous utilisons

Limitations de la sécurité

Bien que nous prenions des mesures commercialement raisonnables pour protéger vos informations, aucune méthode de transmission ou de stockage n'est à 100 % sécurisée. Nous ne pouvons pas garantir une sécurité absolue, et vous fournissez vos informations à vos propres risques.

Comment vous pouvez aider à protéger vos informations

• Utilisez des mots de passe forts et uniques pour vos comptes.
• Gardez vos identifiants de connexion confidentiels et ne les partagez pas.
• Déconnectez-vous lorsque vous utilisez des appareils partagés ou publics.
• Tenez vos informations de contact à jour.
• Nous informez immédiatement à l'adresse contact@lingosource.uk si vous soupçonnez un accès non autorisé à votre compte ou à vos détails de paiement.
• Soyez prudent face aux e-mails de phishing ou aux communications frauduleuses se présentant comme provenant de Lingosource.

Notification de violation de données

Si nous prenons connaissance d'une violation de données susceptible de causer un préjudice sérieux à toute personne (une « violation de données éligible »), nous :

• Investiguons rapidement l'incident.
• Notifions le Bureau du commissaire britannique à l'information (ICO) et les personnes concernées si cela est requis dans le cadre du dispositif de notification des violations de données.
• Incluons dans notre notification : une description de la violation, les types d'informations impliquées, les étapes probables que les personnes concernées peuvent prendre, et les coordonnées pour obtenir une assistance supplémentaire.

Facteurs qui déterminent la conservation

La durée pendant laquelle nous conservons les données dépend de :

• Dossiers de transaction : Les accords de service et les détails de facturation sont conservés pour finaliser les abonnements au service, traiter les retours, résoudre les litiges et se conformer aux obligations fiscales et comptables.
• Support client : Les informations provenant des demandes sont conservées pendant la résolution de votre problème et pendant une période raisonnable après pour améliorer nos services de support.
• Préférences marketing : Si vous vous abonnez aux communications marketing, vos informations sont conservées jusqu'à ce que vous vous désabonniez ou demandiez leur suppression.
• Besoins juridiques et de conformité : Certains dossiers peuvent être conservés plus longtemps pour se conformer aux lois, réglementations, audits ou exigences des autorités compétentes du Royaume-Uni.
• Activité du compte : Les comptes actifs et les données associées sont conservés tant que vous continuez à utiliser nos services.

Périodes de conservation typiques

• Enregistrements d'appels et données de communication associées: Un (1) an à compter de la date de l'appel
• Informations de compte client: Conservées tant que le compte est actif et pendant six (6) ans après la fermeture du compte pour la conformité légale et fiscale
• Dossiers de facturation et de transaction: Six (6) ans à compter de la date de la transaction (conformité fiscale du Royaume-Uni)
• Dossiers de support client: Trois (3) ans après la dernière interaction
• Données de communications marketing: Jusqu'à ce que vous vous désabonniez ou demandiez leur suppression
• Analyse du site web: Les données agrégées et anonymisées peuvent être conservées indéfiniment
• Données de traitement des paiements: Comme requis par les processeurs de paiement et la prévention de la fraude (généralement 7 ans)
• Dossiers de suspension de compte: Maintenus pendant 10 jours après le défaut de paiement avant la résiliation du service
• Données de campagnes promotionnelles et saisonnières: Conservées pendant la durée de la campagne plus 12 mois pour l'analyse

Suppression sécurisée

Lorsque les informations personnelles ne sont plus nécessaires, nous prenons des mesures pour les supprimer, les anonymiser ou les détruire de manière sécurisée conformément aux lois britanniques sur la protection des données et aux meilleures pratiques.

Garanties pour les transferts internationaux

Lors du transfert d'informations personnelles en dehors du Royaume-Uni, nous veillons à ce que des garanties appropriées soient en place :

Votre consentement

En utilisant notre site et nos services, vous reconnaissez et consentez au transfert de vos informations personnelles en dehors du Royaume-Uni pour traitement conformément à la présente politique de confidentialité et sous réserve des garanties décrites ci-dessus. En continuant à utiliser nos services, vous donnez votre consentement explicite à ces transferts lorsqu'il est requis en vertu des lois applicables en matière de protection des données.

Types de communications marketing

Nous pouvons vous envoyer :

• Des newsletters par e-mail avec des mises à jour de service et des nouvelles de l'entreprise
• Des e-mails promotionnels sur les ventes, les réductions ou les offres spéciales
• Des invitations à participer à des enquêtes, des concours ou des programmes de feedback client

Comment vous désabonner

Vous pouvez vous désabonner des communications marketing à tout moment en :

• Cliquez sur le lien "Se désabonner" en bas de tout e-mail marketing
• Connectez-vous à votre compte et mettez à jour vos préférences de communication
• Nous contacter directement à l'adresse contact@lingosource.uk avec l'objet "Demande de désabonnement"
• Nous appeler au __________ pendant les heures d'ouverture

Communications de service

Même si vous vous désabonnez des messages marketing, nous pouvons toujours vous envoyer des communications importantes liées au service, telles que :

• Confirmations d'activation de service et de configuration de compte
• Factures mensuelles et confirmations de paiement
• Notifications d'interruption ou de maintenance du service
• Alertes de sécurité du compte et demandes de réinitialisation de mot de passe
• Changements à nos conditions, politiques ou offres de service
• Réponses aux demandes de service client
• Rapports de résumé d'appel et mises à jour de performance du service

Conformité marketing

Nos pratiques marketing sont conformes aux lois britanniques sur la protection des données et la protection des consommateurs, notamment :

• Règlement sur la vie privée et les communications électroniques (PECR) : Tous les e-mails et messages texte marketing incluent une identification claire, des lignes d'objet précises et une option de désabonnement facile et gratuite.
• UK GDPR : Nous n'envoyons des communications marketing que si vous avez fourni votre consentement, ou lorsque l'exemption "soft opt-in" s'applique (par exemple, si vous avez fourni votre e-mail lors de l'achat ou de la demande de nos services ou services).
• Lois sur la protection des consommateurs : Nos communications marketing sont équitables, véridiques et non trompeuses.
• Service de préférence téléphonique (TPS) : Nous respectons le Service de préférence téléphonique du Royaume-Uni et ne passons pas d'appels marketing aux numéros inscrits sur celui-ci.
• Nous pouvons vous contacter par e-mail si vous avez précédemment acheté ou demandé des services similaires, conformément à l'exemption "soft opt-in" du PECR.

Comment nous fournissons un avis

Lorsque des modifications sont apportées, nous :

• Publions la version mise à jour de cette politique de confidentialité sur cette page et mettons à jour la date "Dernière mise à jour" en haut
• Fournissons un avis supplémentaire pour les changements matériels qui affectent significativement la manière dont nous collectons, utilisons ou partageons vos informations personnelles, tels que :
• Notification par e-mail aux clients enregistrés
• Avis en évidence sur notre page d'accueil
• Notification contextuelle lorsque vous visitez notre site

Votre responsabilité de consulter

Nous vous encourageons à consulter périodiquement cette politique de confidentialité pour rester informé sur la manière dont nous protégeons vos informations. Votre utilisation continue du site après la publication des modifications signifie votre acceptation de la politique révisée.

Changements matériels

Les changements matériels pourraient inclure :

• Élargir les types d'informations personnelles que nous collectons
• Modifier les finalités pour lesquelles nous utilisons vos informations
• Partager des informations avec de nouvelles catégories de tiers
• Transférer des données vers des pays avec des protections de confidentialité différentes
• Changer significativement nos pratiques de conservation des données

Comment nous contacter

Si vous avez des questions, des préoccupations ou des plaintes concernant cette politique de confidentialité ou la manière dont Lingosource traite vos informations personnelles, veuillez nous contacter :

Processus de résolution des plaintes

Nous prenons toutes les préoccupations en matière de confidentialité au sérieux et nous :

• Reconnaissons la réception de votre plainte dans les 5 jours ouvrables
• Investiguons votre plainte de manière approfondie et équitable conformément aux lois britanniques applicables en matière de protection des données
• Vous fournissons une réponse écrite dans les 30 jours (ou vous informons si plus de temps est nécessaire)
• Travaillons avec vous pour résoudre le problème à votre satisfaction dans la mesure du possible

Plaintes externes

Si nous ne parvenons pas à résoudre votre préoccupation en matière de confidentialité à votre satisfaction, vous pouvez également déposer une plainte auprès du Bureau du commissaire britannique à l'information (ICO) à www.ico.org.uk. Si vous êtes situé en dehors du Royaume-Uni, vous pouvez également avoir le droit de déposer une plainte auprès de votre autorité locale de protection des données.

Aucune rétorsion

Nous ne prendrons aucune mesure répressive à votre encontre pour avoir déposé une plainte en matière de confidentialité ou exercé vos droits en matière de confidentialité. Votre plainte sera traitée de manière confidentielle et professionnelle.

Droit applicable

La présente politique de confidentialité et tout litige découlant de celle-ci seront régis et interprétés conformément aux lois de l'Angleterre et du Pays de Galles.

Résolution des litiges

Tout litige, contestation ou réclamation découlant de ou relatif à cette politique de confidentialité ou à nos pratiques de traitement des données sera résolu comme suit :

Résolution initiale

Nous encourageons une communication directe pour résoudre les préoccupations liées à la confidentialité. Veuillez nous contacter en premier en utilisant les détails de la section 14.1.

Litiges formels

Si la résolution directe échoue, les litiges seront soumis à la juridiction exclusive des tribunaux de l'Angleterre et du Pays de Galles. Les parties peuvent d'abord tenter une médiation par l'intermédiaire d'un service de médiation reconnu au Royaume-Uni avant d'engager des procédures judiciaires, si les deux parties sont d'accord par écrit.

Période de limitation

Toute réclamation relative à la confidentialité ou à la protection des données doit être introduite dans les six (6) ans à compter de la date où le droit à agir est survenu, ou dans le délai de prescription légal, selon le plus court.